Augusztusban a kilépésekhez kapcsolódó lezáró beszélgetések gyakorlatát vizsgáljuk. Az exit interjú sok szempontból nehezebb feladat, mint egy felvételi beszélgetés, más jellegű felkészülést is igényel. Mégis érdemes rászánni az energiát, az időt, mert nem csupán a korrekt lezárás lehetőségét adja meg, de a fejlődéshez, alakuláshoz, új eszközök bevezetéséhez is számos jó gondolatot tehet hozzá.
Ezek a beszélgetések egyáltalán nem egyszerűek, Ahogy egy kompakt hallgatói üzenet rá is kérdezett:
Jó kapcsolattal elválni. Őszintén elmondani. Ez nem ellentétes sokszor?
A válasz amolyan Woody Allen-es: nem ellentétes, ha jól csinálják. Múlt heti írásunkban a munkavállalói oldalt bíztattuk arra, hogy az exit interjú előtt készüljenek fel ne csak arra, amit mondani szeretnének, de arra is, ahogy mondani fogják… Most egy kis támpontot szeretnénk adni a munkaadói oldalnak is, hogy miképpen teremthetik meg azt a légkört, amiben nem tűnik öngyilkos lépésnek az őszinteség.
Vezetőként nem könnyű egy ilyen helyzetben lenni, több okból sem. A legelső nyilván a felelősség: beosztottunk éppen leteszi a rá szabott terhet, a vezetőre pedig legalább annyi plusz (bár néha még ennél is nagyobb) adag kerül belőle. Munkavállalói oldalon sokszor nem is gondolják a kollégák, hogy egy vezetőnek is milyen csalódást okoz, ha az egyik munkatársa elhagyja a csapatot. Bizonyára felmerül benne, hogy ő mit hibázott el, hol kellett volna másképpen dönteni, másképpen szervezni a dolgokat? Hogy fogja újraosztani a feladatokat? Mi lesz, ha az átmeneti többletterheléstől további kollégák mondanak fel? Mi van, ha nem talál megfelelő új munkatársat? Mennyi időt emészt fel a keresés, betanítás?
Mint minden stresszes helyzetben, itt is hajlamos minden résztvevő valamiféle tudatszűkítésre, csőlátásra, ami nehezíti az információcserét és olykor a felek sémákban értelmezik a hallottakat.
Magyar-magyar exitszótár
A tanácsadói interjú egy „kihelyezett” exit interjú. A bizalmas légkörben a jelöltek nagyon pontosan megfogalmazzák a problémákat, sokszor komplett megoldási javaslatokat vázolnak fel. Valami miatt mégis úgy alakulnak körülöttük a dolgok, hogy ezek a gondolatok, észrevételek, ötletek házon belül nem hangzanak el, vagy ha el is hangzanak, nem érik el a kellő hatást. Sokszor azért , mert a óvatosságból már előre megpróbálják kihúzni a dolog méregfogát és a valódi problémához nem sikerül közelebb kerülni.
Van a szobában elefánt?
Az „address the elephant in the room” vagy a “put the dead fish on the table” kifejezések arra utalnak, hogy egy kellemetlen vagy kényelmetlen problémát nyíltan meg kell beszélni, ahelyett, hogy elkerülnénk vagy elhallgatnánk azt. Célszerű a problémát mindenki számára láthatóvá és megvitathatóvá tenni, ami nem egyszerű. Körültekintően és tapintatosan célszerű eljárni, mégis meg kell próbálni a felmondás okainak valódi gyökeréig jutni szem előtt tartva azt is, hogy az elsődleges magyarázatok legtöbbször nem mögöttes szándékkal felépített hazugságok, megfogalmazásuknál sokkal inkább az egyszerűsítés, a „kivonódás” hatása érződik.
A legtöbb jelölt felmondásában igyekszik valamilyen technikai, esetleg financiális körülményre hivatkozni, amivel jó érzékkel megpróbálja eltávolítani a problémát az ilyenkor a munkaadó-munkavállaló között feszülő ellentétből. Ügyfeleinknek a közelmúltban egy különleges anyagot állítottunk össze, aminek a segítségével egy-egy felszínesebb indok mögött húzódó valódi tartalmat irányított kérdésekkel feltárhatnak. Összefoglalónkban a legnépszerűbb „fedősztorikat” gyűjtöttük össze, hogy azokat tanulmányozva partnereink tudjanak érdemben visszakérdezni egy-egy felismert séma kapcsán.
A kilépés mozgatórugóit öt csoportba gyűjtöttük. A legártatlanabb technikai okok a kilépő dolgozó legjobb mentsvárai: magánéleti, egészségügyi, logisztikai. Általában nem feszegetjük a „magánszférába” tartozó indokokat, pedig jól tesszük, ha óvatosan mégis megpróbáljuk tovább kérdezni interjúpartnerünket. Gyorsan kiderülhet, hogy a technikai ok mögött meghúzódik még egy, de akár több réteg is: financiális (bérezés), szakmai, szervezeti, és a legnehezebben feltárható, emberi okok.
A Toyota kulcsa
Ahogy vezetőként az üzleti helyzeteket is gyökérokokra vezetjük vissza, itt is érdemes objektívan megvizsgálni, mi is mozgatja beosztottunkat az adott helyzetben, miért búcsúzkodunk éppen? A fejezetcím nem a szolgálati autó kulcsainak leadására hivatkozik, hanem a Toyota által alkalmazott (egyik) módszert, ami kulcs lehet az őszinte, feltáró kilépő beszélgetéshez.
A problémakezelésnél jól ismert „miért?” módszer ideális esetben elvezet a mélyebb okokhoz. Sokszor „5 miért” (5W vagy 5-why) módszerként hivatkoznak rá, de egy-egy kilépés ideálisan nem annyira komplex, hogy ilyen sok lépést kelljen analizálni. Ha azonban figyelmesen hallgatjuk (nem értelmezzük, hallgatjuk!) a másikat, és igyekszünk jó „miért” kérdést megfogalmazni, mindketten közelebb kerülhetünk a probléma mélyebb okaihoz.
Felmondok, mert elköltözünk, ahonnan nem tudok bejárni. – Miért költöztök távolabbra? – Mert a férjem ott kapott állást. – Miért ilyen távoli lehetőséget fogadott el? – Mert szakmailag ez nagy előrelépés számára. – Miért ezt a szempontot vettétek figyelembe? – Én a gyerekek miatt úgysem tudok karriert építeni. – Miért gondolod, hogy a gyerekek mellett nem lehet karriert építeni? – A GYES után egyszer sem kínáltatok fel nekem előrelépési lehetőséget.
A kérdéseket semlegesen, a tényekre fókuszálva megfogalmazva eljutottunk egy olyan pontra, ami valójában elvitte a munkavállalót a felmondásig (a fenti elképzelt helyzetben a munkavállaló a családi döntésnél az elmaradt előrelépési lehetőség miatt inkább lemondott a munkahelyéről). Ebben a képzeletbeli beszélgetésben a technikai ok helyett elég gyorsan előtűnik a szakmai/szervezeti aspektus. Az őszinteséget facilitálhatják a miértek – de aztán főnök legyen a talpán, aki egy ilyen, vagy ehhez hasonló mondat után is empatikusan és jól vezeti tovább a beszélgetést. Persze mondhatjuk, azért főnök, hogy ezt is tudja. Lesz, amikor eltaláljuk, mi tartja meg a beszélgetés jó légkörét, de van olyan helyzet, amikor ez nem sikerül. Fontos, hogy a beszélgetésnek akkor is legyen egy jó lezárása, ha esetleg nem sikerült teljesen megérteni vagy elfogadni a másik álláspontját. Lehet, hogy egy kis idő elteltével fogjuk csak jobban megérteni, miért nem tudtunk tökéletesen közös álláspontra jutni.
Menni vagy maradni?
Bár a szólás úgy tartja, hogy felmelegítve csak a töltött káposzta jó, ha az exit interjú végére eljutunk egy olyan felismerésig, ami új megvilágításba helyezi a dolgokat, lehet, hogy érdemes mentő ötleteket bevetni. Hátha rendezhető, vagy átalakítható az adott helyzet úgy, hogy ne kelljen extra erőforrásokat mozgósítani a toborzásra, kiválasztásra, betanításra? Hátha a változtatással megelőzhető más felmondása is? Persze nem minden helyzet ennyire egyszerű, de ha valóban új aspektusokra derül fény a lezáró beszélgetésnél, érdemes még egyszer megvizsgálni, hogy van-e lehetőség a változtatásra?
Az exit interjúk során az őszinteség kulcsfontosságú, hiszen a valódi okok feltárása csak nyílt és őszinte kommunikációval lehetséges. Azonban az őszinteség gyakran nehéz, hiszen a távozó munkavállalók sokszor tartanak attól, hogy véleményük negatív következményekkel járhat. Ezért a munkaadónak különösen fontos, hogy olyan támogató légkört teremtsen, ahol a nyílt kommunikáció biztonságosnak érződik. Ha egy vezető képes empatikusan, ítélkezés nélkül hallgatni, és megfelelően reagálni a felmerülő problémákra, az őszinte visszajelzésekből értékes tanulságokat nyerhet és akár meg is fordíthatja a kilépési folyamatot.
Következő cikkünkben a vállalati visszatéréseket fogjuk körüljárni – visszavegyük, aki egyszer már elhagyott bennünket? Mit szólnak majd a munkatársak? És mi a helyzet a munkavállalói oldalon a büszkeséggel?
Szerdai blogposztunkhoz kapcsolódóan szívesen beszélgetünk egyedi dilemmákról, kérdésekről heti GS Exclusive alkalmainkon is. A tavaly útjára indított online #GSExclusive egy hatékony privát konzultációs lehetőség, melyre a budapest@greensearch.hu címen lehet jelentkezni.